¿Me Conviene El Outsourcing?

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¿Me Conviene El Outsourcing?

El tema de la terciarización de servicios, o outsourcing no es nuevo, sin embargo es algo que ha cobrado más importancia y recibido mucha atención recientemente. Esto se debe, en parte a las comunicaciones tan veloces que existen hoy en día y al alto grado de especialización de muchas tareas que viene de la mano de la complejidad actual que requieren los negocios para satisfacer a sus clientes.

Claro está: complejidad no es sinónimo de complicaciones. Otro elemento de suma importancia para el crecimiento del outsourcing es la tendencia actual por convertir en servicio muchas cosas. Tareas que antes se realizaban al interior de una organización, así como productos que antes se adquirían, ahora se proveen como soluciones especializadas por menor costo, bajo modelos de suscripciones.

De esta forma los negocios pueden tener un ahorro considerable y dedicar sus esfuerzos enteramente a su objetivo de negocios. Ya no es necesario tener departamentos gigantes enteros que estén dedicados a algunas funciones. En muchos casos resultará conveniente tener un director del área y quizás un equipo pequeño de trabajo para algunas funciones que deben de realizarse siempre cerca de las actividades del interior de la empresa. Para el resto de las tareas, quien preste sus servicios profesionales bajo el modelo de outsourcing será la solución ideal.

Lo que debe quedar claro, es que terciarizar funciones no debe verse únicamente como un asunto de costo monetario. Es más, nos atrevemos a decir que este factor debe ser uno de los últimos en considerarse. Si lo que mencionaremos en el resto del artículo se beneficia con el outsourcing, incluso si parece un tanto caro, será bueno considerar su implementación. Por el contrario, si los alguno de los siguientes elementos no recibirá una mejora o significar un riesgo potencial, incluso cuando la propuesta económica para ‘outsourcear’ una tarea sea muy atractiva, habrá que pensarlo dos veces antes de tomar una decisión.

Claridad legal

Es importante considerar que todo término y condición quede establecido con claridad. Esto debe ser así tanto para tu negocio, como para la empresa que provee los servicios y tus empleados. También se deben considerar los empleados de dicha empresa, pero lamentablemente queda fuer de tu alcance.

Por lo tanto, lo más responsable es acercarse y hacer tratos de terciarización con quienes tengan una reputación y prestigio que los respalde. De esta manera, si encuentras un empresa que se distingue por empleados contentos, y que garantiza sus derechos, sabrás que es una buena opción, responsable y comprometida. Si ni siquiera cuida bien su interior, entonces aléjate, probablemente no deberás depositar tu confianza en que le preocupará lo que tú necesitas.

¿Qué y cuándo?

A diferencia de consejos como enfocarse en la experiencia del cliente y ofrecer la mejor calidad, el outsourcing no es para todos. Específicamente, no todo negocio está en el momento adecuado y no se trata de tamaño, sino de una combinación de factores. La realidad es que cada vez hay más alternativas y se vuelve atractivo para todos. Entre 2007 y 2012 hubo un aumento del 85% en la cantidad de contratistas independientes en las empresas, según Inc.

Nunca se deberán terciarizar funciones relacionadas con el core del negocio, el conocimiento relacionado con el mismo, o ninguna otra de misión crítica. Asimismo, no es recomendable hacer cambios de este tipo cuando la organización se enfrente a modificaciones de personal directivo, o haya reestructuración interna, de acuerdo con Outsourcing Law.

Por otra parte, será conveniente outsourcear todas las tareas que no caigan dentro de los rubros anteriores. No significa que se debe hacer, sólo que estarán a consideración. Esto debido a que será conveniente la consideración de que sean expertos en cada ramo los que se encarguen de algunas tareas. Esto puede incluir desde la limpieza de instalaciones, hasta la renta de equipo y soluciones tecnológicas, sin olvidar la contratación de seguridad externa.

Uno de los temas más controversiales es el marketing. ¿Debe o no de terciarizarse? En un bando se encuentran quienes argumentan que deben ser tareas internas. ¿De qué otra forma se conseguirá alcanzar los objetivos de promoción y ventas de una marca, si las campañas están a cargo de agentes externos a la compañía? Por otro lado existen quienes prefieren dejar todo a los expertos. Dicen que es mejor cederlas a terceros.

La respuesta es que depende de cada situación específica, ya que no se puede juzgar a todos por igual. Según el giro de la empresa y sus necesidades específicas, será si conviene o no dejar a externos esta labor. Sucede de la misma forma con cuestiones relacionadas con diseño y producción de contenidos. Depende de cada quien si opta o no por dejarlas a otros.

En el caso del marketing, la recomendación para nuevos negocios es el outsourcing, de acuerdo con Forbes. Esto se debe a varias razones. En primer lugar, es imprescindible que al momento de emprender se usen los recursos de la mejor forma. Esto incluye aprovechar el tiempo y esfuerzos en lo que se es experto y no en tratar de atinar y fallar en otras áreas. Además, el costo, tiempo ahorrado y la experiencia disponible por parte de quienes ofrecen el servicio, son factores muy valiosos que pueden aportar aquellos a quienes se contrate. La clave está en hallar un proveedor ideal y a la medida de nuestras necesidades y posibilidades.

Un área que casi siempre conviene llevar al cuidado de externos es lo que concierne a tecnologías de la información (TI). Por un lado, ellos tendrán infraestructura y soluciones de software personalizables a nuestra medida, además de modernas y seguras. Las garantías valen la inversión. Además, ofrecen la escalabilidad necesaria en todo momento, para no enfrentar momentos de crecimiento con obstáculos en TI, de acuerdo con Tech Target.

Otras tareas que se pueden someter a consideración, de acuerdo con Entrepreneur, son:

  • Todo lo referente a contabilidad y declaraciones de impuestos
  • Administración de redes sociales
  • Desarrollo web y diseño gráfico
  • Asistentes para la gestión del negocio. Todas esas tareas que antes se delegaban a un puesto de secretariado, ahora pueden ser hechos de manera remota por un asistente virtual
  • Investigación de mercados o web, para cualquier motivo

En otro artículo, la misma publicación recomienda no usar el “no querer hacer algo” como criterio para el outsourcing. En su lugar sugiere considerar aquellas tareas que: sean repetitivas, necesiten un alto grado de experiencia o un conocimiento especializado.

Freelancing vs Outsourcing

Ésta es otra opción que puede ser ponderada antes de decidirse por el outsourcing. Lo que en este artículo hemos explicado como terciarización o redistribución, se refiere a empresas que proveen servicios especializados para dar solución a necesidades específicas de otras organizaciones. Pero también se pueden hacer contrataciones externas con individuos que presten sus servicios de forma independiente.

Las ventajas que esto incluye son varias. Entre ellas se encuentra la no necesitar ampliar el espacio de oficinas. La relación es más directa, aunque del lado de los inconvenientes está que no hay una empresa que respalde. De cualquier forma, siempre que se delegue una tarea a alguien de fuera, será necesario poder depositar la confianza por completo en ese sujeto.

Costo económico

Como dijimos al inicio, no debe ser un factor decisivo. Más allá de cuánto va a costar vs cuánto se ahorrará, la pregunta debe ser enfocada al retorno sobre la inversión (ROI), con énfasis en la calidad de las tareas desempeñadas y el . Uno de los escenarios en que el dinero puede ser el factor decisivo, es cuando la empresa es nueva. Más allá de las tareas esenciales para la operación y los objetivos de negocio, prácticamente cualquier empresa que recién inicia se verá beneficiada si contrata proveedores independientes.

Así pueden dedicarse al 100% a las tareas que son prioritarias para su negocio, sin perder tiempo, dinero o esfuerzo en aquello que no lo es. Para llegar este punto es importante hallar agentes externos que se acomoden a la perfección a lo que necesitamos. Además, deben ser confiables para poder estar tranquilos de que harán su parte para llevarnos hacia adelante.

Siempre que se vaya a terciarizar alguna tarea, es indispensable determinar cómo se calculara el retorno sobre la inversión. Después de todo, siempre es importante saber el rendimiento que tienen los recursos. Para ello se deben priorizar factores cualitativos, como son la satisfacción, la calidad, la entrega en tiempo y las mejoras aportadas, según Raconteur.

Por su parte, también se debe establecer cuánto costaría hacer las tareas de forma interna (sueldos, materiales, etc.) vs. el dinero que se está invirtiendo en la contratación actual. De esta forma se puede determinar si conviene seguir con este trato, renegociar, buscar otro proveedor, o traer las tareas de vuelta a casa.

Redacción Círculo Marketing

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